金博体育项目准备阶段需要做什么？

发布时间：2023-02-03 00:29:25 丨 浏览次数：

　　金博体育官方网站今天的话题是项目准备阶段需要做些什么，我现在也在项目的准备阶段，正好写写自己的感受，希望对大家有帮助。

　　每个项目的开始之前都有很多的准备工作，而且这些准备工作都是必不可少的、这就好比编程，要有思路和想法，整理好以后再下手处理。做一个项目之前先要把项目进行分类：

　　产品类是指平台底层，考虑通用性、适用性、对这个产品要进行生命周期的评估，这个产品希望能支撑多少时间，用户可以使用多长。一般企业都不会经常换平台，因此此类的项目开发较少，每家公司都会有一个成熟在用的系统平台

　　一次性比如像一些企业的功能模块，安全许可证、销售系统等。此类都会根据公司性质不同而改变的，此类项目的准备也只是人力资源、项目的目标之类的定义。

　　如我们公司有请购、采购、验收、付款的流程。不管是什么样的公司都逃不了这样的业务处理，金博体育如果是这样的项目，前期的准备就会比较复杂些。

　　我拿我自己做项目的经验来举例吧，背景：我们是一家集团公司，本公司是负责集团内部的流程管理，第一次做这样的项目要规划需要提前两三个月，主要制定项目目标，识别干系人，预先对一些关键用户进行电话邮件沟通，以确保系统上线后每个关键用户能清楚今后的系统大致的开发方向和如何完成现有的业务处理。

　　首先来讲一些干系人的定义，项目干系人又称为项目相关利益者，是指积极参与项目、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织。

　　第一层次为底层用户，我们称之为EndUser，对于这些用户集来说，是个庞大的团体，因此不可能召集所有的用户都来参加培训和测试，要通过关键用户的协助处理EndUser的简单操作问题。

　　第二层关键用户，我们称之为KeyUser，所谓的关键用户是项目实施业务组成员，是一些企业内部精通各自业务流程的人员。对于这些用户需要特殊培训，特定沟通，以确保系统的适用性，是系统上线的稳定因素。

　　第三层次为流程所有者，我们称之为ProcessOwner，利用这部分支柱力量不断发展、完善、优化业务流程，从而保持企业竞争优势策略，系统生命周期延长，这类人是系统持续发展的基础。

　　第四层次为领导者，是项目上线成功的保障。能尽早让总经理级别了解项目上线会带来的收益，就能尽快促进项目的发展。

　　识别干系人是为了让项目能顺利开始和谢幕，而定义项目的整体目标，是为了让对内团队成员齐心合力，对外用户明确配合方向。整体目标分为大目标和小目标两类。

　　大目标称为总体目标，如本次项目开发是为了系统升级，整理各公司业务系统；或是流程引擎优化，提升项目开发速度等。

　　而小目标我定义为概要目标，是指此次项目要在达到的吸引人眼球的那几个点，如图形化流程设计、用户自定义表单开发等。

　　对每个干系人都需要不同对待，沟通是贯穿项目始终的一个很重要的手段，在整个项目中是必不可少的。沟通的方式多种多样，在项目准备前可使用邮件、电话、面对面沟通三种方式。

　　邮件作为一种成文的公告，通知大范围人员的项目进展，如一些重大会议的通知，项目进度的公告，用户之间交流的确认信息的存档记录。这类操作一般可面向于所有干系人。

　　电话是辅助工具，对一些重要的、特殊的会议通知、说明进行提醒，以加深对方的记忆。这类沟通方式我们一般用于第二层和第三层，是项目成败的关键因素。

　　面对面沟通是针对第四层次的干系人，较大级别的长官。这些人比较忙，一般系统只有运行不下去才会直接找资讯部主管反映问题，因此正好利用项目准备期，和这些领导们进行沟通，了解在日常工作中有哪些系统可改进的地方，或是他们自己觉得可以简化的操作。

　　一方面可以提高系统的使用度，另外可以加强系统的推广度。如果做得比较到位的，可以在项目前准备一些针对此次项目开发的满意度调查表，使得系统开发更有的放矢。或是也可以对一些第二层或第三层的部分经常打电话来骚扰的人员特殊沟通，咨询他们的意见。

　　我个人认为很多的反馈不好或是报怨，是因为沟通不好或是误会所造成的。越是不好沟通越是要当面多次沟通，才能把敌化友，纳为已用。

　　我们识别了项目的干系人，明确了项目的目标，知道了如何沟通，这些都是基本对外的，对内我们要做的是整理项目所要做的主要内容。

　　我们做的项目都和流程有关，因此在项目开始前我会先将此次涉及的流程先用Visio的方式整理好，流程都是有一段适用期的，用户只会管流程在当时的时候可以用，决对不会管你现在系统上这样的流程的合理性。

　　所以作为一个项目经理，不仅是要考虑项目的管理、技术上的可行性、系统的设计，更主要的是要考虑系统是要给用户使用，在贴近用户业务的情况下，尽量得使它不要产生冗余。

　　一位好的IT项目经理是了解各部门大致业务，如申请单位的一般物料、资产类、工程类的处理、采购员询价或是统购的工作方式，再者会计做帐生成会计凭证的方法，能评估流程的合理性。

　　系统永远是为用户服务的，用户决对不希望来适应系统。所以永远不要认为以前就是这样，现在依然这样是正确的，永远要带个疑问去分析现有的状况。

　　有好的想法，可以先和组员或是关键用户、流程所有者讨论，得到认可后一来可提升系统的运行效率，也可增长自己的业务知识。一直不满足，海绵才能吸得更多。

　　当然整理出来的条条框框只是为了梳理清现系统中可优化补充的地方，可以这么说，没有一套系统是单独存在的，在现在这个社会中，都讲究集成。

　　因此在考虑自己系统的同时，别忘记把其它相关的外围系统考虑进去。在项目开始之前也要考虑到他们的配合时间，尽早通知也可让他们尽早安排，不至于项目结束后留下遗憾。

　　在外围系统的整理中主要也分两个层次，一是需要改进的接口，为了提高系统效率，用户一直希望及时，但有些大范围的数据，做到数据及时在时间效率上是不合算的。

　　一来影响了服务器的资源，二来及时对业务营运也会造成影响。所以我会建议此类的接口，可采用服务器定时的方式处理，五分钟至十五分钟不等，数据量较大的，可按小时频率处理，这样即可达到原有的效果，又可以专用一台服务器来处理这些定时代理，而不浪费用户的应用资源。金博体育

　　这只是一个方面，其它的改进接口还包括一些单条处理改为批次处理的等等，这些需要列一个清单，在项目前需要提前准备好，并提交告之相关所属部门整理的大致情况。

　　另一个层次是不需要改进的接口，也需要整理。做一个项目其实就是为了让文档更好，系统功能合理，提升系统性能，增加系统功能。

　　如果这个项目是升级案，那还有新旧系统差异表是必不可少的，而且需要准备两份。

　　一份是对外的，作为用户需要改进的内容。作为IT项目经理，大多是技术出生，很容易写一些开发方面的内容，比如会出现一些增加一个字段，服务器之类的字眼，这些用户是不会懂的，什么叫字段？什么叫服务器？对他们而言是能看到什么，能做什么。不能用语言表达，可以用图片辅助。比如说界面上有不同，先用文字概述一下，增加哪些功能，然后用个例子再往下贴图，用新旧图片对比来展示功能，一目了然，非常直观。

　　对内的话就比较详细些，也就是对应的对外的详细写出要做到哪些，增加哪些字段，列出表格以便追查项目中的各阶段是否这些要求已经达到。

　　项目准备阶段既不是单纯的需求调研，也不是单纯的准备一些项目启动会的资料，金博体育还有一些很多深层次的工作需要辅助处理。

　　当然对于项目开发的成员如果技术、业务水平不达标的话，在这项目准备时期还需要不断的用各种方式提高成员技能，以便项目正常运作。一定要使大家，包括项目成员和用户都在目标统一的情况下，才能使项目有个好的开始。

　　不打无准备之仗，个人认为项目准备阶段是项目成功的第一步，如果这个阶段处理得好，那后面做事沟通都会比较方便，而且还会有人大力支持，会省心不少。